Las reuniones virtuales son esenciales para la productividad y la colaboración en equipo a distancia: son un lugar para alinearse con los mismos objetivos, intercambiar ideas y realizar el trabajo, así como una poderosa herramienta para unir a un equipo. Sin embargo, cuando estas sesiones se ejecutan mal, no se necesita mucho para arruinar la magia.

Las reuniones que carecen de intención o estructura no solo resultan en una pérdida de tiempo precioso, sino que también se convierten en un obstáculo para la productividad de los empleados y en una fuente de frustración. No sorprende, entonces, que muchas personas encuentren que las reuniones interfieren con su trabajo real, son aburridas e improductivas, y simplemente son demasiado numerosas.

Como líder, no quiere que sus empleados se sientan de esa manera. ¡Quiere que se sientan productivos, comprometidos y satisfechos! Así que aquí estamos, con algunas soluciones prácticas para llevar a cabo reuniones más cortas y productivas y evitar las trampas comunes cuando se trabaja de forma remota.

1. ¿Reunirse o no reunirse?

A nadie le gusta perder el tiempo en reuniones que no agregan valor, así que lo primero es lo primero:

Pregúntate si realmente necesitas una reunión o si puedes llegar al resultado de otra manera. ¿Puede resumir el núcleo de su reunión en un correo electrónico o en un mensaje de video corto? O bien, si su equipo tiene una serie de reuniones periódicas para discutir cualquier actualización o bloqueo, ¿puede resolver su problema en la próxima reunión?

Evita la tentación de “invitar a todos por si acaso” y enfócate solo en aquellas personas que son clave para el éxito de la reunión.

2. Organice reuniones que funcionen para todo su equipo

Según un informe reciente, el 42 % de los trabajadores remotos encuestados sintieron que eran “más productivos” después de trabajar durante un largo período de tiempo ininterrumpido. Sin embargo, descubrir cómo hacer que todos estén en el mismo espacio virtual y no interrumpir la productividad puede ser una lucha, especialmente si está trabajando con un equipo remoto que se distribuye en varias zonas horarias.

  • Cuando esté eligiendo una hora para su reunión, considere primero consultar los calendarios para ver el horario de trabajo de las personas.
  • Intente agrupar las reuniones en lugar de repartirlas a lo largo del día para crear grandes ventanas de tiempo de trabajo ininterrumpido.
  • Evite las reuniones constantes de emergencia o ad hoc, ya que pueden interrumpir el flujo durante el día normal de un empleado.
  • Anime a los miembros del equipo a mantener sus calendarios actualizados. De esta manera, las personas que programan reuniones tendrán una mejor comprensión de las fechas y horas que funcionan mejor para todos.

3. Establece una agenda clara

Para cada reunión virtual, es importante crear una agenda clara que incluya:

  • Puntos de conversación clave y un marco de tiempo para cada sección
  • Acomodadores
  • Lo que cada miembro del equipo es responsable de traer a la reunión
  • Cualquier documento relevante
  • Una sección para preguntas y respuestas o debate

Comparta la agenda con anticipación para que todos puedan prepararse, establezca un límite de tiempo para la reunión y respételo. ¡Desea que sus reuniones sean lo más valiosas posible!

4. Mantén a todos comprometidos

Todos los puntos que hemos cubierto son fundamentales para poner en marcha una reunión virtual. Pero aquí está la parte difícil: mantener al equipo comprometido cuando llega el momento de la reunión real.

En entornos virtuales, no tiene todas esas interacciones naturales en persona que ocurren todo el tiempo en un entorno de oficina, por lo que debe trabajar el doble para crearlas. Al comienzo de la reunión, dedique unos minutos a hablar con todos, ponerse al día o simplemente hablar sobre la última serie que enloquece a todos. Esto creará un ambiente abierto y relajado, además de fortalecer la cultura de su equipo.

Además, tenga en cuenta que el trabajo remoto puede parecer más desafiante o agotador que la colaboración en persona. Un estudio realizado por Microsoft encontró que los marcadores de ondas cerebrales asociados con el exceso de trabajo y el estrés son significativamente más altos en las reuniones de video que en el trabajo sin reuniones. En una reunión virtual, las personas deben enfocarse continuamente en la pantalla para extraer información relevante y mantenerse comprometidas, y hay menos señales no verbales que lo ayuden a leer la sala o saber a quién le toca hablar.

Para mantener la atención de su equipo, intente puntuar las reuniones largas con pequeños descansos cada treinta minutos y asegúrese de que todos en el equipo tengan un trabajo. Los oyentes pasivos pueden aburrirse o distraerse fácilmente, pero si les asigna un papel, puede hacer que se sientan parte de la acción. Por ejemplo, ¿quién tomará notas? ¿Quién está a cargo del seguimiento?

5. Sal con un objetivo claro

Nunca finalice la reunión sin indicar claramente su intención y asegurarse de que se logre el objetivo de la reunión.

Todos deberían salir de una reunión 100% claros en estas cosas:

  • Cuáles son los siguientes pasos
  • Quién es responsable de cada tarea
  • Cuándo vence cada tarea
  • Cuando sera la proxima reunion

Y por último, pero no menos importante, no olvide realizar un seguimiento después de que termine la reunión: todos en su equipo sabrán quién está trabajando en qué y cómo va. En nuestro equipo, solemos usar Monday, pero puedes usar cualquier otra herramienta de administración de tareas que funcione para ti.

Si está buscando más consejos sobre cómo administrar un equipo remoto, aquí puede encontrar nuestra Guía completa para trabajar de forma remota, diseñada para ayudar a los líderes de la empresa y a los miembros de su equipo a enfrentar los desafíos de la transición al trabajo remoto.

Aprende los tips de un programador experimentado dentro del trabajo remoto aquí.